Что такое автоматизация?

Автоматизация торговли.

Что же такое «автоматизация» и как она помогает развиваться Вашему бизнесу?

 Давайте разбираться!

Вы зашли в интернет, открыли Яндекс, написали «Автоматизация Тверь купить» и … видите кучу предложений, с непонятными, а порой  и страшно непонятными словами, космическими или же наоборот смешными ценами. Глаза разбегаются, мысли путаются, а принятое решение о внедрении системы автоматизации, начинает таять на глазах. Часто слышу от клиентов фразу: «Если на начальном этапе ничего не понятно, то, что же будет потом»?

А потом все будет хорошо, если подойди к вопросу автоматизации Вашего предприятия с умом и немного изучить этот вопрос заранее.

 Если вкратце, то автоматизация торговли это программно-аппаратный  комплекс (оборудование и программа) который существенно ускоряют процесс  торговли, продажи товаров, помогают в работе не только владельцам / управляющим, но и всем без исключения сотрудникам торговой точки.  А так же дисциплинирует персонал, позволяет вести детальный контроль остатков, упрощает взаимоотношение с поставщиками и позволяет, путем аналитики, повысить продажи и сократить расходы.

На сегодняшний момент, внедрение системы товарного учета (или системы автоматизации товарного учета), имеет ряд неоспоримых плюсов. Давайте рассмотрим некоторые из них.

1.       Само слово «Автоматизация», подразумевает упрощение, какой либо работы. В нашем случае упрощается работа по отслеживанию движения  товара или услуги в торговой точке.  Движение товара, подразумевает и тотальный контроль остатков, и организация ценовой политики, и контроль персонала, и своевременная и удобная закупка и еще очень много всего, что клиент открывает для себя уже в процессе эксплуатации.

2.       Не секрет, что автоматизированные торговые точки заметно повышают лояльность клиентов, путем организации всевозможных скидок, акций, купонов и т.д. Наличие подробного чека, с указанием приобретенных позиций, их стоимости и скидки, делают отношения «продавец-покупатель» более прозрачными и как следствие, повышают уровень доверия друг к другу.

3.       Так же к плюсам автоматизации, можно отнести, и возможность получения косвенной обратной связи «продавец-покупатель». Благодаря обширному списку всевозможных отчетов, руководитель предприятия, может посмотреть время провальное для продаж, когда в магазине минимальное количество покупателей и путем установления, скажем системы скидок на это время, распределить поток клиентов более равномерно.

Как понять, когда же стоит задуматься, о внедрении автоматизированной системы складского учета?  Вот лишь несколько признаков:

1.       Кассовый узел  не справляется с потоком клиентов и как следствие возникают очереди. Очереди – это первый шаг к потере  лояльности клиента!

2.       Расходы на оплату труда, социальные выплаты превышают нормативы. Наладив систему учета товара, вы сможете, вести еще и учет рабочего времени персонала.

3.       Вам не подконтрольны издержки, накладные расходы, нереализуемые остатки, хищения персонала или же вы просто устали смотреть, как прибыль растворяется на глазах.

4.       Магазин самообслуживания! Первое с чего начинают строить магазин самообслуживания это расчет системы автоматизации.  Именно система учета товаров на предприятии определяет магазин как гипер, супер или минимаркет.

Ну и, само собой разумеется, невозможно представить кафе или ресторан, без составления калькуляционных карт, и подробного чека в счете.

5.       Не оптимизировано движение товаров и управление запасами.  Остатки крайне сложно, а порой и вовсе невозможно проконтролировать. Слово «инвентаризация» повергает в ужас, как персонал, так и руководство предприятия.

6.       Требуется повышение лояльности клиента  и имиджа торгового предприятия. Чем положительнее настроен клиент по отношению к торговому предприятию, тем выше будет Ваша средняя сумма чека. Тем больше покупок будет совершать клиент, и тем больше прибыли получите Вы.

Это лишь небольшая толика тех неоспоримых преимуществ, которые дает внедрение автоматизированной системы товарооборота.

Ложка дегтя или подводные камни на пути к светлому будущему.

Минусы есть у всего абсолютно.  И если в какой либо организации вас кажут что все пройдет «без сучка, без задоринки»,  знайте – вас обманывают.  Итак, с какими трудностями вы можете столкнуться:

1.       Время на обучение и привыкание к новой концепции торговли и организации труда. Внедрение системы автоматизации сопряжено с внесением изменений и в рабочий процесс. Компьютеры и товароучетная программа исключает тетрадно-калькуляторный учет, а следовательно, и более критично относится к оплошностям и небрежностям со стороны персонала магазина.  «Дисциплина, трудолюбие и добросовестность» – Вот девиз предприятия, оснащенного системой автоматизированного контроля.  Если следовать этому девизу, то процесс внедрения и привыкания пройдет достаточно быстро и в скором времени вы увидите первые результаты!

2.       Очень часто негативное отношение к внедрению автоматизации складывается и из-за неквалифицированного персонала компании поставщика. Особенно этим страдают маленькие фирмы, открытые, что называется «на коленке».  Мало того что штат отдела внедрения, в подобных организациях, крайне мал, что не позволяет организовать своевременную поддержку пользователей, так еще и далеко не все внедренцы подобных фирм, владеют знаниями, что бы проводить подобные работы. Даже самый хороший и надежный механизм, может угробить криворукий человек.  То же касается и фирм, которые направление автоматизации не считают основным. В таком случае не уделяется достаточного  внимания повышению профессиональных качеств персонала.

Зачастую, благодаря таким горе-программистом, у людей начисто отбивается желание двигаться в ногу со временем и контролировать деятельность своего предприятия.

3.       Расходы на внедрение и обслуживание.  Как показала практика, чем больше работы выполняет механизм, тем сложнее его устройство. И сопровождение этого устройство очень важный аспект, который, требует пусть и не больших, но вложений.

4.       Трудность в освоении новых способов кражи товара и обмана покупателей. Если вы заботитесь о своем персонале, и желаете им только добра – не ставьте систему автоматизации на ваше предприятие.  Воровать, утаивать и откровенно обвешивать становится невероятно трудно, а порой и вовсе невозможно!  Как следствие увеличение нервных срывов у персонала с последующим увольнением.

5.       Персонал магазина, очень часто оказывается против внедрения системы товарного учета. Приводятся довольно серьёзные доводы,  от «глюка» программы, до взламывания и копирования финансовой документации предприятия, сотрудниками компании проводящей внедрение.  Рассматривать подобные заявления следует с учетом предыдущего пункта.  Как показала практика, от автоматизации страдают только нечистые на руку и карман персонал.

Как это работает?

Если разобраться – то работает это довольно таки просто.

Начать стоит со среднестатистической схемы внедрения, применяемой в Группе Компания «Прима+».

I.                    Этап  – Беседа с клиентом.

·         Выявление потребностей и желания внедрения системы автоматизации.

·         Описание общей схемы работы системы.

·         Ответы на вопросы, возникшие в ходе беседы.

II.                  Составление технического задания.

·         Детальное описание проекта, учитывающее возможности программного обеспечения и пожелания клиента.

·         Постановка конкретных задач и обозначение методов их решения.

·         Согласование общей концепции внедрения системы автоматизации.

III.                Подбор программного и аппаратного обеспечения.

·         Выбор программного обеспечения, по результатам составления технического задания, удовлетворяющего потребности клиента.

·         Подбор аппаратной части, с учетом особенностей торговой точки клиента.

IV.                Обсуждение проекта, внесение корректив,  доработка технического задания.

V.                  Первая стадия внедрения.

·         Монтаж места оператора товароучетной программы.

·         Прокладывание сети и прочих средств коммуникации оборудования.

·         Введение начальных данных по предприятию.

·         Обучение оператора.

·         Заполнение  номенклатуры (как правило, силами оператора)

VI.                Вторая стадия внедрения.

·         Монтаж кассовых места.

·         Сопряжение кассовых мест с местом оператора.

·         Обучение кассиров.

·         Сопряжение весового оборудования, Price Checker, терминалов сбора данных и подобного оборудования.

VII.              Технический (холостой) запуск торгового объекта.

·         Консультация персонала по возникшим вопросам.

·         Доработка системы на рабочем объекте.

VIII.            «Боевой» запуск магазина.

·         Присутствие представителей ГК «Прима+» на открытии магазина.

·         Консультационная деятельность в первые часы работы.

IX.                Консультации, по возникшем вопросам в течении 2-4 недель. После запуска объекта.

X.                  Подписание договора на обслуживание системы автоматизации предприятия.

Если все вышеизложенное перевести на человеческий язык, то выглядит это примерно так. К нам приходит клиент,  заявляет свои желания, требования и потребности. Мы думаем, рисуем, рассказываем, что и зачем нужно, называем цену и далее… начинаем экономить. Каждый из нас, желает приобрести товар с максимальной выгодой для себя. И это вполне здоровое решение, характеризующее предпринимателя, как хорошего руководителя и экономиста.

Мы же со своей стороны можем помочь, подсказав, на чем сэкономить можно, а на чем не стоит.

Главное в этом увлекательнейшем процессе не переэкономить! Иначе, результат испортит всю идею.

Но мы отвлеклись. И так продолжим.

На компьютер оператора устанавливается программа электронного учета товарооборота.  В данной программе производится львиная доля работы. Оприходование товаров и услуг, назначение цены, снятие остатков по ТМЦ, создание всевозможных схем лояльности (дисконт), построение графиков и аналитика продаж, контроль и анализ эффективности продаж, как по номенклатурным группам, так и по персоналу, а так же многое другое. Не зря сотрудник, работающий в товароучетной программе, называется «оператором». Управление программой контроля остатков достаточно сложный и трудоемкий процесс и от того, насколько ответственно человек подойдет к этому процессу, зависит 70% успеха работы всей системы автоматизации.

На кассиров (барменов) возлагается порядка 10-15 % от общей нагрузки, при работе с программой товарного учета. Как правило, кассиру доступны 5-10 функций, необходимые ему, для осуществления продажи, отмены, возврата товаром и услуг, а так же предоставления отчетности по результатам продаж за день.

Чаще всего, в продуктовых магазинах, дополнительно устанавливаются комплексы этикетирования. Проще говоря, весы с функцией печати этикетки. Они так же должны быть подключены к общей сети. Работа на них проста донельзя. В некоторых сетях нашего города, устанавливаются подобные весы, но уже для самообслуживания, что подтверждает простоту их использования.

Так же, дополнительно подключается и другая периферия. Как то   PriceChecker , терминал сбора данных и прочее оборудование. Но это уже другая история ;).

Все это оборудование соединяется единой сетью и работает как монолитный, хорошо отлаженный  механизм.

Как можете видеть, никаких таинств здесь нет. Так же не стоит думать, что для работы с товароучетной программой вам понадобится знания С++, MySQL или других страшных слов.  Используемое нами программное обеспечение, компании «Штрих-М», очень дружелюбно настроено к пользователю.  Логика действий понятна и проста. Так что если вы уже освоили социальные сети и набираете в пасьянсе «Косынка» более 150 очков, то разберетесь довольно быстро.

Если вкратце – то, наверное, все.

Главное помните «Автоматизация – это просто, доступно и совсем не страшно»!